16.10.2025

Betriebskostenabrechnung 2024: Warum Vermieter die Frist bis zum 31. Dezember 2025 unbedingt einhalten müssen

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter eingehen – und welche Folgen drohen, wenn Vermieter die gesetzliche Frist versäumen?

Was passiert, wenn die Betriebskostenabrechnung zu spät beim Mieter ankommt? Die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2024 muss spätestens am 31. Dezember 2025 beim Mieter eingegangen sein. Wer diese gesetzliche Frist versäumt, verliert in vielen Fällen den Anspruch auf eine Nachzahlung. Haus & Grund Rheinland-Pfalz erklärt, worauf Vermieter jetzt achten sollten.

6 Minuten Lesezeit

Die Blätter fallen von den Bäumen – unübersehbar geht das Jahr 2025 zu Ende. Für Vermieter, die ihre Betriebskosten nach dem Kalenderjahr abrechnen, bedeutet das zugleich den Endspurt für eine wichtige gesetzliche Frist: Spätestens am 31. Dezember 2025 muss die Betriebskostenabrechnung für das Abrechnungsjahr 2024 beim Mieter eingegangen sein.

Dabei genügt es nicht, die Abrechnung erst kurz vor Mitternacht zu versenden oder einzuwerfen. Wer die Betriebskostenabrechnung noch nicht erstellt hat, sollte jetzt handeln. Denn eine verspätete Zustellung kann dazu führen, dass Vermieter auf Nachforderungen verzichten müssen. Das kann schnell teuer werden – zumal die Wochen vor Weihnachten erfahrungsgemäß besonders schnell vergehen.

Betriebskostenabrechnung zu spät? Nachzahlungen gehen verloren

Rechtsanwalt Ralf Schönfeld, Verbandsdirektor von Haus & Grund Rheinland-Pfalz, warnt Vermieter davor, die gesetzliche Frist auszureizen.

„Der Vermieter kann keine Nachzahlungen mehr verlangen, wenn die Betriebskostenabrechnung nicht rechtzeitig beim Mieter eingeht“, betont Schönfeld.

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollte die Abrechnung deshalb einige Tage vor Silvester zugestellt werden. Im Streitfall müssen Vermieter nachweisen können, dass die Betriebskostenabrechnung den Mieter rechtzeitig erreicht hat beziehungsweise rechtzeitig zugestellt werden konnte.

Betriebskostenabrechnung am Silvesterabend einwerfen? Das reicht nicht

Wer die Betriebskostenabrechnung erst am Abend des 31. Dezember persönlich in den Briefkasten des Mieters wirft, handelt in der Regel zu spät.

Am letzten Tag des Jahres wird üblicherweise – wenn überhaupt – nur vormittags gearbeitet. Der Mieter kann deshalb geltend machen, die Abrechnung nicht mehr rechtzeitig erhalten zu haben. Vermieter sollten dieses Risiko vermeiden.

Verspätete Postzustellung schützt Vermieter nicht

Auch eine verzögerte Zustellung durch den Postdienst entbindet Vermieter nicht von ihrer Verantwortung. Das Zustellungsrisiko trägt grundsätzlich der Vermieter.

„Wer spät dran ist, sollte die Abrechnung persönlich übergeben und sich den Empfang bestätigen lassen – oder einen Boten damit beauftragen“, rät Schönfeld. Der Bote kann im Streitfall als Zeuge dienen.

WEG-Abrechnung fehlt: Die Frist für die Betriebskostenabrechnung bleibt bestehen

Vermieter von Eigentumswohnungen stehen häufig vor dem Problem, dass ihnen die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) noch nicht vorliegt.

Diese dient zwar als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, Az. VIII ZR 249/15) verlängert sich die gesetzliche Abrechnungsfrist dadurch jedoch nicht.

„Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss gegenüber dem Mieter grundsätzlich auch dann innerhalb eines Jahres über die Betriebskosten abrechnen, wenn die Wohnungseigentümer die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben“, erklärt Verbandsjurist Schönfeld.

Die Empfehlung lautet daher: trotzdem fristgerecht abrechnen. Nach einer weiteren Entscheidung des BGH (Beschluss vom 14. März 2017, Az. VIII ZR 50/16) kann die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter auch ohne bereits genehmigte WEG-Jahresabrechnung wirksam erstellt werden.

Wohnfläche: Für die Betriebskosten zählt die tatsächliche Quadratmeterzahl

Auch bei der Wohnfläche hat der Bundesgerichtshof seine Rechtsprechung geändert. Nach dem Urteil vom 30. Mai 2018 (Az. VIII ZR 220/17) ist für die Verteilung der Betriebskosten grundsätzlich die tatsächliche Wohnfläche maßgeblich. Die früher geltende Zehn-Prozent-Grenze, nach der die vertraglich vereinbarte Wohnfläche maßgeblich bleiben konnte, gilt nicht mehr.

Für Vermieter bedeutet das: Die tatsächliche Quadratmeterzahl sollte bei der Betriebskostenabrechnung sorgfältig berücksichtigt werden.

Keine Sammelposten bei den Betriebskosten

Vermieter sollten außerdem darauf verzichten, unterschiedliche Kostenarten unter einem Sammelbegriff wie „sonstige Betriebskosten“ zusammenzufassen.

Der Bundesgerichtshof hat dies in einem Beschluss vom 6. Juli 2021 (Az. VII ZR 371/19) beanstandet. In dem Verfahren waren unter anderem Kosten für die Trinkwasseruntersuchung, die Dachrinnenreinigung sowie verschiedene Wartungskosten gemeinsam aufgeführt worden.

Nach Auffassung des Gerichts erfüllt eine solche Zusammenfassung die formellen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung nicht. Einzelne Kostenarten müssen grundsätzlich getrennt ausgewiesen werden, sofern sie nicht eng zusammenhängen.

Fazit: Betriebskostenabrechnung frühzeitig erstellen und rechtzeitig zustellen

Vermieter sollten ihre Betriebskostenabrechnung möglichst früh vorbereiten und spätestens einige Tage vor dem 31. Dezember zustellen. Wer die gesetzliche Frist einhält, vermeidet nicht nur den Verlust möglicher Nachzahlungen, sondern reduziert auch rechtliche Risiken und unnötigen Stress zum Jahresende.

Für Mieter schafft eine fristgerechte Betriebskostenabrechnung zudem Transparenz und Rechtssicherheit.

Betriebskostenabrechnung einfach erstellen: Software „NEBENKOSTEN EASY“ unterstützt Vermieter

Eine rechtssichere und nachvollziehbare Betriebskostenabrechnung zu erstellen, gehört für viele private Vermieter zu den anspruchsvollsten Verwaltungsaufgaben. Sämtliche umlagefähigen Betriebskosten müssen korrekt erfasst, dokumentiert und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben abgerechnet werden. Fehler können zu Rückfragen, Streitigkeiten mit Mietern oder im schlimmsten Fall zu finanziellen Nachteilen führen.

Auch für Mieter ist eine transparente Nebenkostenabrechnung wichtig. Sie möchten nachvollziehen können, wie sich die einzelnen Kostenpositionen zusammensetzen und ob die Abrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Nebenkostenabrechnung mit WAREHaus effizient verwalten

Als Kooperationspartner von Haus & Grund Rheinland-Pfalz bietet WAREHaus mit der Software „NEBENKOSTEN EASY“ eine praxisorientierte Lösung für private Vermieter. Das Programm unterstützt dabei, Betriebskosten einfach zu erfassen, übersichtlich zu verwalten und Nebenkostenabrechnungen schnell und nachvollziehbar zu erstellen.

Durch automatisierte Abläufe behalten Vermieter jederzeit den Überblick über alle relevanten Kostenarten und reduzieren gleichzeitig den Verwaltungsaufwand.

Die Vorteile von „NEBENKOSTEN EASY“ auf einen Blick

• Automatisierte Betriebskostenabrechnung: Relevante Daten werden einmal erfasst und anschließend automatisch verarbeitet. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
• Einfache Bedienung: Die übersichtliche Benutzeroberfläche ermöglicht auch weniger erfahrenen Anwendern einen schnellen Einstieg. Klare Menüs und eine intuitive Navigation erleichtern die tägliche Arbeit.
• Kompetenter Support: Das Support-Team von WAREHaus unterstützt Anwender telefonisch, per E-Mail und online bei Fragen rund um die Software.

Digitale Unterstützung für private Vermieter

Die Digitalisierung erleichtert auch die Immobilienverwaltung. Wer seine Betriebskostenabrechnung mit einer spezialisierten Software erstellt, profitiert von effizienteren Abläufen, einer besseren Dokumentation und einer transparenten Abrechnung gegenüber den Mietern. Viele tausend Vermieter setzen „NEBENKOSTEN EASY“ bereits zur Unterstützung ihrer Nebenkostenverwaltung ein.

Die Software kann zunächst unverbindlich als kostenlose Testversion ausprobiert werden. Bei Gefallen lässt sie sich anschließend mit einem Freischaltcode aktivieren.

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Weitere Informationen zur Betriebskostenabrechnung

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Das Merkblatt „Betriebskosten“ erläutert die wichtigsten rechtlichen Grundlagen sowie das korrekte Vorgehen bei der Abrechnung. Das Info-Dossier „Alles rund um die Betriebskosten“ bietet darüber hinaus einen vertieften Überblick über typische Fragen und häufige Problemstellungen. Beide können bequem über den Online-Shop von Haus & Grund Rheinland-Pfalz bestellt werden.

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